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在学籍管理中自动生成年龄

时间:2013-09-17 14:47来源: 作者: 点击:
我在学校担任班主任工作,对于学生的信息及文件都利用计算机进行管理,已形成了一套学生成绩与学籍管理的数据库,不但使工作更加方便、快捷,而且又保证了数据的准确性。

  我在学校担任班主任工作,对于学生的信息及文件都利用计算机进行管理,已形成了一套学生成绩与学籍管理的数据库,不但使工作更加方便、快捷,而且又保证了数据的准确性,尝到了许多甜头。现就其中之一介绍给大家,希望您能得到一些启发。

  在学生的学籍管理中,经常要录入学生的身份证号、出生年月日、年龄等信息。如果能利用Excel的函数功能,便可以使录入的学生身份证号自动生成出生年月日和年龄,既方便,又可减少录入出生年月日、年龄的差错与繁琐。

  正确录入身份证号

  由于身份证号有18位,而默认的数字录入只可正确显示前15位,而后3位显示为0,因此可用下述方法之一操作。

  1. 在英文标点的状态下,先输入引号“,”再输入身份证号或学号(如图1)。

在学籍管理中自动生成年龄

图1

  2. 首先选中需录入身份证号的单元格,在“格式\单元格”的命令菜单中选“数字”选项,在分类项里单击“文本”,再录入身份证号。这样,既可解决18位以上身份证的显示问题,又可解决以0打头的学号显示问题。

  生成出生年月日

  利用DATE函数,返回代表特定日期的系列数。语法:DATE(Year,Month,Day)。参数Year——可以为一到四位数; Month——代表每年中月份的数字;Day——代表在该月份中第几天的数字。

  利用MID函数,返回文本串中从指定位置开始的特定数目的字符,该数目由用户指定。语法:MID(Text,Start_Num,Num_Chars)。参数Text——是包含要提取字符的文本串,文本中第一个字符的Start_Num为 1,以此类推;Start_Num——是文本中要提取的第一个字符的位置;Num_Chars——指定希望MID从文本中返回字符的个数,如果Num_Chars是负数,则MID返回错误值“#VALUE!”。

  如图2所示,G列为身份证号,F列为出生年月日,在F2单元格中输入公式“=DATE(MID(J2,7,4),MID(J2,11,2),MID(J2,13,2))”,即可根据身份证号生成出生年月日。只要拖动填充柄就可以完成其他学生的数据。

在学籍管理中自动生成年龄

图2

  生成当前所需年龄

  利用DATEIF函数,计算两个日期之间的天数、月数或年数。语法:DATEDIF(Start_Date,End_Date,Unit)。Start_Date——为一个日期,它代表时间段内的第一个日期或起始日期;

  End_Date——为一个日期,它代表时间段内的最后一个日期或结束日期;Unit——为所需信息的返回类型。

  利用TODAY函数,返回当前日期的系列数。语法:TODAY( )。如图2所示,G列为身份证号,E列为年龄,在E2单元格中输入公式“=DATEDIF(G2,TODAY(),"Y")”,这样就可根据当前计算机中的日期,自动计算出学生的实际年龄,而且每次打开文件时计算机都自动更新其数据。如果需要计算某日的实际年龄,只要修改系统的时钟后,再打开文件也可自动完成。


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