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解析Excel中的阅读完整性

时间:2013-09-17 14:47来源: 作者: 点击:
excel中的阅读完整性问题主要表现在屏幕显示和打印输出两个方面。为了全面分析Excel中阅读的完整性,首先我们来看一个例子:如图1所示“教学工作量统计表”。

  Excel中的阅读完整性问题主要表现在屏幕显示和打印输出两个方面。为了全面分析Excel阅读的完整性,首先我们来看一个例子:如图1所示“教学工作量统计表”,管理部门根据该统计表为教师发放课时津贴。

  但是由于数据量大、窗口小,图中只显示了部分数据,出现了阅读完整性问题。如图2所示,这是在打印“教学工作量统计表”时出现的情况,在默认页面设置情况下,全部数据需要打印在8页上,图中显示的是第7页,显然,仅凭这页数据内容,无法理解这些数据的含义,同样出现了阅读完整性问题。


解析Excel中的阅读完整性

图1

解析Excel中的阅读完整性

图2

  屏幕显示中的解决方法

  1. 全屏显示

  操作方法:选择“视图/全屏显示”命令。这时整个屏幕上除了必需的菜单栏、行标、列标和工作表名称外,屏幕的其他绝大部分都被用来显示数据。

  2. 改变“显示比例”

  操作方法:选择“视图/显示比例”命令打开“显示比例”对话框,在对话框中提供了对显示比例的多种选择,其中“恰好容纳选定区域”可以对数据细节显示效果进行折中,保证了阅读的完整性。

  3. “拆分”工作表

  在Excel中,可以根据需要将窗口水平“拆分”成左右两个窗格,或垂直“拆分”成上下两个窗格,或同时在水平和垂直两个方向上将窗口“拆分”成四个窗格。水平“拆分”操作方法:在欲拆分位置选定列,选择“窗口/拆分”命令;垂直“拆分”操作方法:在欲拆分位置选定行,选择“窗口/拆分”命令;双向“拆分”操作方法:在欲拆分位置选定单元格,选择“窗口/拆分”命令;

  特别注意:“拆分”后的每个窗格都可以通过滚动条定位到所希望的数据位置,拆分工作表并不是将工作表中的数据分割成多个部分,而是在完整的工作表上开设了多个观察孔,从任意一个窗格中都能查看到工作表的全部数据。因此,“拆分”工作表常用于阅读数据时进行相互参照。

  4. 冻结窗格

  冻结窗格同“拆分”工作表类似,也可以在水平方向、垂直方向或双向同时进行冻结。方法与“拆分”类似,这里不再赘述。“冻结窗格”后,冻结位置上方的行和左边的列将不再参与滚动,在发生滚动时,为工作表中的其他数据提供参照,从而保证了阅读完整性。


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